In diesem Beitrag möchte ich dir mein Fazit des digitalen Briefkasten bei Dropscan vorstellen. Diesen habe ich vor mehr als einem Jahr in meinem Fazit über den E-Postscan Service der Deutschen Post AG angekündigt. Bei der Recherche zu diesem Beitrag, insbesondere zum aktuellen Angebot der Dienstleistung der Deutschen Post AG, konnte ich in dem Scanservice-Test: E-Postscan vs. Dropscan von der fileee GmbH nachlesen, es hat sich beim gelben Riesen nichts geändert. Für mein Fazit des Dienstleisters Dropscan musste ich eigentlich nicht viel recherchieren, da ich diesen seit der Anmeldung im Oktober 2014 nutze und auch nicht mehr missen möchte.

Mein Einsatz des digitalen Briefkasten

Nach meinem Test des E-Postscan Service habe ich mich relativ schnell bei Dropscan, den damals schon erwähnten Mitanbieter für den digitalen Briefkasten mit der Pay As You Go Option angemeldet. Durch die gemachten Erfahrungen mit dem Dienst der Deutschen Post AG habe ich mich bewusst gegen die komplette Umleitung meiner Post per Nachsendeauftrag an meine “neue” Postanschrift entschieden. Daher teilte ich meine neue Anschrift nur ausgewählten Ämtern, Versicherungen und sonstigen Geschäfts- und Korrespondenzpartner mit. Somit hatte ich vom ersten Tag an keinen zeitlichen Versatz zur Zustellung. Auch konnte und kann ich so die Zusendung von bestimmten Sendungen an meinen digitalen Briefkasten vermeiden bzw. steuern. Zudem kann ich Zustellungen, die über andere Zustelldienste als der Deutschen Post AG an mich gesendet werden, auch über den digitalen Briefkasten leiten und empfangen. Seit der Anmeldung habe ich daher zwei genutzte Postanschriften, die ich entsprechend des Kontaktes einsetze.

Meine erfahrenen Unterschiede der beiden Dienste

Da die in diesem Beitrag verlinkten Beiträge den Ablauf und die Arbeitsweise von Dropscan sehr genau und gut beschreiben, spare ich mir die Aufstellung und Aufzählung. Des Weiteren findest du eine Tour zur Funktionsweise auf der Website des Anbieters.

Als ersten Unterschied möchte ich gleich einmal auf einen für mich sehr bedeutenden Umstand hinweisen. Der E-Postscan Dienst kostet, egal wie viele Briefsendungen verarbeitet werden, aktuell 14,99 Euro pro Monat. Die Befristung der Auftragsdauer auf ein Monat hat sich seit letztem Jahr wenigstens erledigt, und man kann nun einen unbefristeten Auftrag erteilen. Im Gegensatz zu den 14,99 Euro pro Monat steht eine monatliche Abrechnung von Dropscan, die sich in meiner gewählten Abrechnungsoption nach der erbrachten Auftragsabwicklung richtet. So können die monatlichen Kosten, für die man eine detaillierte Rechnung erhält, auch einmal zwischen 0 und 2 Euro liegen.

Ein zweiter Unterschied ist, der Dienst der Deutschen Post AG richtet sich laut Leistungsbeschreibung an Privatpersonen, bei Dropscan hat man die Wahl zwischen privater und gewerblicher Anmeldung. So bekommt man bei gewerblicher Nutzung bei Dopscan eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.

Die weiteren aufgezählten und erfahrenen Unterschiede beziehen sich auf den Ablauf und Handhabung von Briefsendungen. Bei beiden Diensten bekommt man eine Benachrichtigung einer eingegangenen Sendung. Während die Deutsche Post AG eigenverantwortlich die Post digitalisiert bzw. diese als nicht scanbar einstuft, hat man bei Dropscan eine persönliche Entscheidungsmöglichkeit. Dazu wird der Umschlag der Sendung vorgescannt und dem Nutzer zur Entscheidung des Weiteren vorgehen angezeigt. So kann man zum Beispiel bei Erkennen einer Werbesendung die sofortige Vernichtung ohne Digitalisierung anordnen. Oder man wählt die sofortige Weiterleitung ohne Digitalisierung, dies habe ich bei einem umfangreichen Versicherungsvertrag gewählt da mir der Versicherungsvertrag einzeln als digitale Unterlage reicht. Diese Entscheidungsmöglichkeit bietet der Service der Deutschen Post nicht an, und wenn man sich für den befristeten Auftrag entschieden hat, wartet man auf wichtige Unterlagen, wie ich damals auf den Wahlschein, eben bis zum Ende der Auftrags. Nach der Digitalisierung der Sendung kann man das PDF File aus seinem Kundenbereich auf der Website von Dropscan herunterladen. Im Gegensatz zum Mitbewerber gibt es von Dropscan keine eigene App, allerdings sind die Webseiten mit dem Smartphone ohne Probleme zu bedienen. Außerdem bietet Dropscan eine kostenlose Integration bzw. Verknüpfung mit anderen Diensten an. So ist es möglich die Dokumente über das Projektmanagementsystem Redmine bzw. Planio, in dem DMS von Amagno, auf einem SftP Server oder Amazon S3 Cloud-Storage zu empfangen. Weitere Informationen hierzu findest du auf der entsprechenden Webseite.

Nach dem Scan und der Bereitstellung der empfangenen Postsendung hat man wiederum die Wahl zwischen Vernichtung oder Sammelzustellung an eine gewünschte Adresse – in meinem Fall an eine Packstation. In meinem Fazit zum e-Postscan Service hatte ich damals dies als fehlende Möglichkeit bemängelt. Hier hat die Deutsche Post AG nachgebessert und bietet dies nun auch an. Weitere Informationen hierzu kannst du der Leistungsbeschreibung E-Postscan entnehmen.

In den 11 Monaten meiner Nutzung mit Dropscan hatte ich noch keine Probleme. Allerdings habe ich das Gefühl, sollte ich mal ein Anliegen haben, bin ich mit Dropscan bei dem besser erreichbaren Anbieter. Den für individuelle Lösungen ist die Deutsche Post AG zu groß und auch etwas zu unflexibel in seinen Strukturen.

Fazit des digitalen Briefkasten bei Dropscan

Wie du wahrscheinlich schon erraten kannst, nicht nur die papierlose Abwicklung, sondern auch die sorgfältige Erledigung, die kurze Bearbeitungszeit und die Erreichbarkeit haben mich überzeugt und zu einem begeisterten Nutzer des Berliner Service gemacht. Daher kann ich dir den Service und den damit verbundenen Umstieg auf den digitalen Briefkasten wärmstens empfehlen.

Allerdings möchte ich an dieser Stelle die Abschlussworte zu meinem Fazit des E-Postscan Service wiederholen, da sich meiner Meinung nach, daran nichts geändert hat.

“Für kürzere Abwesenheitszeiten eignet sich keiner der beiden genannten Anbieter. Bei dem E-Scan Service der Deutschen Post AG werden nicht alle Sendungen erfasst und bei dropscan muss man die geänderte Postanschrift beachten.”

Trotz der bestehenden positiven Erfahrungen mit Dropscan, dessen Dienst ich wie beschrieben sehr differenziert nutze, möchte ich dich darauf hinweisen, um den Dienst effektiv nutzen zu können, solltest du diesen nicht als kurzfristige und zeitlich begrenzte Möglichkeit deiner Postlagerung sehen. Einen informativen Beitrag mit genauer Beschreibung und den gesammelten Erfahrungen mit dem Service Dropscan hat Yannick Lippold auf seinem Blog unter dem Titel “Post in die Cloud – Schluss mit Papierkram” zusammengestellt.